纸质档案转数字形式能否算电子文件？多角度详细分析

纸质档案转为数字形式能否算作电子文件，是档案界广泛关注的问题。这种转变形式与电子文件之间有关联，也存有显著不同。下面从多个角度来详细分析这个议题。

本质属性

把纸质文件变成数字文件，需要用扫描和图像加工等技术手段。这其实是一种改变纸质文件保存和存储的方法，让档案管理变得方便快捷。电子档案是在电脑系统里直接制作的，从一开始就是用数字方式记录的。企业内部账目软件制作的电子文档，属于数字档案的范畴，它的制作过程完全依靠计算机技术，和采用数字手段处理的纸质账目文件有显著区别，纸质账目文件是先有纸质版本再进行数码化，而电子文档则直接在数据领域生成。

生成方式

档案的电子化处理需要依靠后续的技术手段，这个环节必须借助特定的仪器和程序才能实现。档案信息的形成过程，实际上是对原有纸质文件进行的再加工。而电子文档是在工作流程中直接形成的，没有经历纸张媒介的转换阶段。政府机构借助电子政务平台公布文件，文件会直接以数字形态进行传递和储存，这种做法与将纸质文件扫描后处理的生成途径完全不一样。 政府机构利用电子政务平台公布文件时，从信息的初始形成到最终发送，整个环节都在电子化条件下完成。职员把文件信息输入到平台里，规划好传送顺序和接收方之后，文件就会立刻变成数字资料，在网线里跑，等相关部门或个人收到并归档，整个过程就完成了，办事速度明显加快，同时节约了纸张，也缩短了文件来来回回的时间。纸质文件制作完成，必须由人动手扫描，才能变成电子版，这个过程很麻烦，还容易造成图像模糊、数据登记不准等情况。

法律效力

依照法律条文，电子文档只要满足相应规范，便拥有法律上的认可度。以经过认证的电子签名形成的契约为例，这类文件会受到法律的支持。至于将纸质材料转化为数字形式后得到的档案，其法律地位比较特殊，尽管目前正逐步获得承认，但在作为证据使用时，可能需要提供更多的佐证材料。比如在打官司的过程中，对于电子文档和数字档案的采纳方式有所不同。

管理要求

电子文档的整理有一套特定的准则，从创建、流转到保存都有明确标准纸质档案数字化算不算电子文件，目的是保证其准确、完整且能随时调用。纸质材料转为数字形式后，除了要遵守电子文档的部分规定，还要注意和原本的纸质材料相衔接。比如档案机构在处理时，必须确保数字档案和纸质档案的编号相同。

安全风险

电子文件容易遭受网络攻击和病毒侵害，存在安全隐患，如果信息被更改或遗失，后果可能很严重。比如，公司重要的电子商业秘密一旦外泄，影响会非常恶劣。纸质文件转化为数字形式，虽然也有类似问题，但因为有纸质原件可以参考，风险相对较低，可以更好地管理。然而，在数字化操作时纸质档案数字化算不算电子文件，数据安全方面的问题也不应该被忽视。

利用方式

电子文档方便查找和传递,可以迅速达成多人网上共同查看、研究等目标,有助于提升工作效能。科研人员能够通过互联网传输电子科研资料,联合开展课题。纸质资料经过数字化处理后,虽然也能增强使用价值,但在一些需要互动的利用情形里,可能不如即时生成的电子文档好用,特别是在数据探查和智能处理这些领域。

多数人觉得，技术进步之后，纸质档案的电子化会跟电子文件没有区别，大家有什么看法，欢迎在下面留言讨论，如果觉得这篇文章挺有价值的，记得点个赞，也帮着转发一下。