电子化时代纸质文件转数字版大势所趋，缘由几何？

现在电子化时代，纸质文件转为数字版是大势所趋。这种变化不只是技术进步的证明，也有许多实际层面的理由，能为文件处理提供不少方便和好处。接下来，我们具体说说纸质文件电子化的缘由。

节省存储空间

纸质文件需要很多地方存放，时间长了，业务多了，文件会越来越多，就得找更大的地方放。像一些大公司，每年要处理很多合同和资料，仓库很快就放不下。而电子文件只要放在电脑或者硬盘里，占的地方很小。一个微型的存储设备可以容纳成千上万个纸质文件的信息，极大地节省了场地占用。

方便查找利用

翻阅实体文档通常得花不少时间和精力,相关人员得在成堆的文件架里逐个搜寻,还可能因为资料堆放无序而寻不到。比如某家医疗机构,每日都会累积大量患者病历,一旦医生要查询特定记录,往往要耗费较长时间。相比之下,电子文档借助关键词、年份等索引,就能迅速准确地定位目标资料。在电脑里键入相关资料，马上就能找到文件信息，这样工作变得更快了。

易于保管维护

纸质文件很容易因为各种原因受损，比如受潮会使纸张发霉，字迹变得难以辨认，火灾还可能将文件完全烧毁。很多年代久远的纸质文件，在保存多年后，已经出现了破损的现象。而数字文件就不会遇到这些麻烦，只要保存的设备没有问题，里面的信息就能长久留存。此外，还可以通过制作副本等手段，进一步加强信息的安全，避免信息意外消失。

实现远程共享

用老式的纸质文件保管方法，各地的人要找资料很麻烦，必须本人去文件存的地方。这对大公司分店之间交换文件特别不方便。换成数字文件保管，就能轻易地远程共享。只要连着网，有权限的人到哪儿都能看文件。比如一个全球性的公司，总部和各分店能立刻交换文件纸质档案数字化的原因，让工作配合得更好。

提高安全性

纸质文件在借用、移动等环节时，很容易发生遗失、破损或被伪造的问题，责任难以查明。电子文档能够设定严密的查阅权限，非许可人员无法查看或更改。系统还会记录每次的改动，便于事后核查和监督。以金融机构的客户资料为例，借助电子化手段，能够保障客户资料的安全。

适应时代发展

现在，各行各业都在进行数字化变革，信息化的程度持续加深。假如档案管理还停留在纸质状态，会拖慢整个机构的信息化步伐。以政府部门为例，为了提供高效的公共服务，必须把档案变成数字形式，以便融入整体的数字化体系。数字化的档案是未来档案管理的主要趋势纸质档案数字化的原因，只有跟随时代发展的方向，才能获得更好的进步。

纸质档案实现电子化是档案管理进步的必然趋势。我想问问各位，你们的工作机构是不是已经把纸质档案电子化了？如果觉得这篇文章有启发，欢迎点个赞或者转发出去。