当前档案管理方式亟待变革，数字化档案室建设迫在眉睫

目前的档案管理方式已经无法适应不断扩大的档案管理任务，建立数字化档案室已经十分紧迫。利用数字化档案室，可以做到档案资料便捷保存、迅速查找、安全共享，从而提高档案管理的水平和工作效率。接下来，将分点说明建立数字化档案室的重要性和必要性。

现状困境

档案室现在主要靠人手维护，资料存放需要很多地方，而且找起来费事，速度不快。纸质文件容易受到外界条件的影响，可能会被毁坏或者遗失。另外，人工查找资料很慢，不能满足立刻找到的需求。面对堆积如山的档案，工作人员经常要花很多时间和力气去翻找和收拾，这大大降低了工作成效。而且，老式的文件保存方法没法把文件分好类，也不容易统计，这样就不方便文件的整体使用。

建设意义

建立数字档案室很有必要。这样做能够长久保存档案，防止纸质文件因自然原因而损坏。利用数字方式存储，档案可以在各地迅速共享，便于各个部门查找使用。而且，采用数字管理能增强档案的安全，借助加密和备份等方式来阻止档案信息外泄。这改进了文件管理的速度，也为机构的判断增强了帮助，有利于信息得到充分运用。

功能需求

电子文件库需要包含资料登记、资料保存、资料查询、资料外借等核心作用。资料登记必须做到高效、精确，把纸质资料转变为数字资料。资料保存环节，必须确保信息安全稳定，拥有足够容量的存储设施。资料查询能力，要求可以按照关键词、时间节点、资料类型等多种条件迅速找到所需资料。资料外借服务，则要实现网络申请、审核流程，提供便利。同时数字化档案室建设请示，还应具备数据统计和分析功能，为档案管理提供科学依据。

技术支撑

建立电子化文档中心必须要有专门的技术支持，涵盖文档管理程序、资料保存装置、录入装置等。文档管理程序要拥有友好的显示界面和流畅的操作体验，可以完成文档的完整管理流程。资料保存装置需要具备高稳定性和安全性，避免资料遗失。录入装置能够迅速且精准地将纸质文档转为数字资料。另外，要安排有经验的工作人员来维护系统，并且管理好系统，这样才能保证系统正常运作。

人员培训

为了保障数字档案室正常运作，必须对有关人员实施教育。教育内容涵盖档案管理系统的运用技巧、数字设备的操作方法、档案数字化的准则和规范。借助教育数字化档案室建设请示，让员工掌握数字管理环节，增强操作能力。此外，还要增强员工的信息安全观念，确保档案资料的安全。培训可以同时进行线上和线下活动,要时常安排测试,以此来保证学习成果。

预算申请

建立电子化文档管理中心必须支出一定数额的财力。其中涵盖系统软件的购买、硬件设施的置办以及工作人员的辅导等开销。系统软件的购买成本依据具体用途来决定，通常在十万元到数十万元之间。硬件设施的置办涉及服务器、资料存储装置、文件扫描工具等，预估的花费大约在十几万元到几十万元之间。工作人员的辅导开销包含课程安排、教材资料等，预计的支出为几万元。希望单位能够批准相应的预算，支持数字化档案室的建设。

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