档案电子化好处多？从提升管理效率等多角度为你揭晓

把过去的纸质文件和实体材料等档案转为电子形态，是一件很有价值的事情。这样做，可以更高效地处理档案，也能更好地守护档案资源。接下来，要说说档案电子化这件事的好处，会从好几个角度来讲。

提升管理效率

老式档案管理主要靠人去归类和寻找，速度很慢。现在用电脑系统管理电子档案，能迅速找到资料，省下了不少时间和人力。比如，一个大公司要找一份早年的合约，要是纸质的，可能要花几小时或几天，但电子档案只要几秒钟就能找到，工作效率提升很明显。

而且，电子文档能够分门别类地存放和处置，系统可以自动对文件进行整理和标注，以便于以后的应用和照看。企业业务会持续扩展，文件数量会不断增长，数字管理能够从容应对这种增加，一直维持良好的运作效率。

便于信息共享

在这个电子化的时期，资料互通变得十分必要。档案一旦变成电子版，不同单位、不同地方的人就能一起查用这些档案。比如，政府机关之间需要交流某些政策性材料，电子档案能借助网络迅速传送，使各个单位能即时拿到必要信息，合力把工作做好。

电子文档不受时空约束,即便人在旅途或者时差不同,只要联网就能随时查阅资料。这种便利对紧急事务应对十分有益,有助于迅速拿到重要数据,进而制定恰当方案。

增强存储空间利用

纸质材料存放要耗费很多地方，而且档案数量随时间增多，存放难度会持续上升。数字档案则存放在服务器或硬盘里，占用的实际地方很小。比如图书馆，原先要一个大仓库来放纸质书籍资料，现在用一个小服务器就能解决，地方省了很多。

此外，借助数字化的方法保存资料，能够借助数据复制等手段，让档案更加安全稳固。一旦遭遇天灾或者突发变故，纸质文件很有可能会毁坏或遗失，但数字化的资料能够通过复制来复原，保证资料的完整无缺。

保护档案原件

很多档案都含有重要的历史意义和文化遗产价值，纸质档案很容易因为环境因素而受损，比如受潮、生虫、老化等，这样档案就会遭到破坏。把档案数字化可以把原件的内容进行复制和储存，这样就可以降低对原件的利用次数。比如说，一些年代久远的历史文献档案数字化的意义，在经过数字化处理后，研究人员可以用数字版本来进行研究，这样既可以防止原件受到直接接触，也可以避免原件遭到损坏。

而且，数字档案能够借助加密措施、权限管理等方式，更好地维护档案的安全和机密。只有获得许可的人，才有资格查看和利用档案，避免档案内容遭受非法窃取或改动。

促进长期保存

数字档案借助载体的更新和转移档案数字化的意义，能够完成长久保存。技术持续进步，载体的容量和可靠性逐步增强。比如，从昔日的磁带保存，到如今的硬盘及云存储，档案的留存时间和安全系数都显著改善。

电子文档不受时间与空间条件的约束，可以更有效地维护资料的真实内容。此外，电子文档能够实施周期性的复制和校验，用以保障资料内容的完整和可使用。

助力数据分析

数字文档里面储存着许多资料和记录，借助资料研究手段，能够找出其中重要的内容。比如，公司可以研究销售记录，掌握各种商品的售卖状况、顾客的偏好等，为公司的选择提供依据。政府机构也能够研究人口记录、经济统计等，制定更符合实际的措施。

数据探查能够揭示资料库中隐含的疑点和走向，为行政运作和定夺给予预见性的指导。研究使用者活动记录，可以摸清民众对资料库的利用方式与期望，从而改进资料库的维护和帮助。

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