运用科技手段实现档案管理又快又好，六个角度谈数字化档案室建设

运用先进科技手段，把纸质档案资料转为电子数据，可以做到档案管理又快又好。这样做既能提升档案管理的速度，又能更好地保存和利用档案资料。接下来，从六个角度来谈谈如何建设数字化档案室。

需求分析

要清楚研究档案室的要求，弄明白要达成的目的和具体作用。清楚现在档案管理中遇到的困难，比如查找不方便、保存费用大、容易毁坏等。根据本单位的真实情况，定出数字档案室要能做的具体事情，比如录入档案、存放档案、查找档案、共同使用档案等。只有真正了解需要什么，才能让建设计划有针对性，也切实可行。

例如，借助问卷调查、个别谈话等途径，汇总各机构关于资料保存的意见和想法。审视资料的种类、多少、存放形式等要素，为后继工作奠定事实基础。

系统选型

挑选一个恰当的电子文档管理平台相当重要。需要考察平台的功能是否能够符合使用要求，比如能否保存多种类型的资料，是否拥有高效的查询能力。同时，也要重视平台的稳固程度和保密性能，以防止资料遗失或外泄。

市面上有很多种档案管理软件可以挑选，需要做全面调查和对比。可以借鉴其他机构的使用心得，挑选信誉好、技术过关的系统。另外，要和软件提供方仔细交流，摸清他们的后续服务和技术支持状况。

硬件配置

设备参数得当，才能保证数字档案库房正常运作。需要依据档案多少和查阅次数，来规定服务器、存储单元等设备的性能和大小。服务器必须拥有很强的稳定性和运算效率，这样才能处理海量档案资料。

数据保管方式能够包含磁盘组合、磁带存放柜之类的，按照资料的关键程度和查阅频次来实施分类保管。同时需要配置高速录入装置、打印装置这些数字化档案室建设方案，以便于资料能够迅速完成登记和打印。

数据录入

档案室实现数字化，录入数据是核心步骤。需要确立一致的数据录入规范，保证档案信息的精确和标准。可以同时使用成批录入和即时录入，以此提升录入速度。

整理资料时，需要给文件分门别类，加上识别码，制作目录清单，这样做才能以后查找使用时更方便。另外，录入的信息必须仔细检查数字化档案室建设方案，确保准确无误，不能有差错和重复的情况。

安全管理

确保档案资料安全至关重要，是数字化档案室建设的关键环节。需要制定健全的管理规范，严格管控档案资料的查阅和保存。划分不同的使用等级，保证只有获准的人员才能接触和处理档案资料。

使用密码学方法、网络防护装置等工具，避免资料信息遭不法分子窃取或恶意更改。时常对资料信息进行复制，保存在不同的实际场所，用来抵御地震、火灾等意外状况造成的信息遗失。

人员培训

提升员工能力是保障数字档案室正常运作的关键环节。需要安排相关人员参与系统使用、资料登记、安全维护等学习，以增强他们的工作能力及操作技巧。

培训旨在让员工了解数字档案系统的用途和运作步骤，学会信息录入及安全维护的关键点，此外，还需增强员工的安全观念，保证他们依照规章制度行事。

诸位觉得，数字档案室构建过程中，哪个步骤最难掌控？欢迎在下方发表看法，并请对这篇文章点赞转发。